Con dấu được sử dụng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, hội quần chúng, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang, cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam và một số chức danh nhà nước. Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước. Hiện nay, có nhiều vị trí cũng như cách đóng dấu khác nhau như đóng dấu treo, dấu giáp lai, dấu nổi, dấu thu nhỏ…cũng như vai trò, giá trị pháp lý khác nhau.

Dấu giáp lai thường được sử dụng đối với các văn bản, hợp đồng, các loại giấy tờ…gồm từ hai trang trở lên đối với bản in một mặt và từ ba trang trở lên đối với văn bản in hai mặt. Đóng dấu giáp lai là dùng con dấu đóng lên lề bên trái hoặc lề bên phải văn bản gồm hai tờ trở lên, để trên tất cả các tờ đều có thông tin về con dấu nhằm đảm bảo tính chân thực của từng tờ trong văn bản, tránh việc thay đổi các nội dung trong tài liệu; góp phần đảm bảo sự khách quan của tài liệu, tránh việc thay thế hoặc cố tình làm sai lệch kết quả đã thể hiện trong văn bản trước đó.

Theo Luật công chứng năm 2014, tại Điều 49 quy định: “Văn bản công chứng có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự. Văn bản công chứng có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ.”

                                  Hotline Tư Vấn 24/7: 1900.966.993

Mặt khác, đối với việc chứng thực cũng có quy định về đóng dấu giáp lai, tại Khoản 3 Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ – CP hướng dẫn:

“Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai…”

Việc đóng dấu giáp lai tùy thuộc vào tính chất văn bản, quy định của pháp luật cũng như quy định của các cơ quan quản lý ngành riêng. Theo quy định Khoản 4 Điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ – CP về công tác văn thư quy định: “Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.”

Để việc đóng dấu giáp lai được thực hiện đúng, Bộ Nội vụ quy định trong Khoản 2 Điều 13 Thông tư 01/2011/TT – BNV về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính như sau: Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 5 trang văn bản.

Để cập nhật thêm kiến thức về pháp luật vui lòng truy cập vào trang luatdongduong.com.vn hoặc trao đổi trực tiếp với Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài gọi số: 1900.966.993 để nhận được sự tư vấn, hỗ trợ.

Chuyên viên 

Nguyễn Thu Quỳnh