Quản lý lao động là một trong những quyền cơ bản của người sử dụng lao động trong quan hệ lao động. Để thực hiện quyền quản lý lao động của mình, người sử dụng lao động có thể sử dụng tổng hợp nhiều biện pháp khác nhau. Trong đó, việc thiết lập và duy trì kỷ luật lao động thông qua nội quy lao động là một trong những biện pháp quản lý quan trọng và hữu hiệu nhất.

Trong điều kiện nền kinh tế thị trường, khi xã hội càng phát triển, trình độ phân công lao động ngày càng cao thì việc thiết lập và duy trì nội quy lao động trong đơn vị thường xuyên là một trong những điều kiện tất yếu để phát triển sản xuất và kinh doanh.

Quy định về nội quy lao động có ý nghĩa rất lớn trong việc quản lý lao động và xử lý kỷ luật lao động, góp phần bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp cho người lao động khi tham gia quan hệ lao động. Tại các doanh nghiệp ở Việt Nam, nếu nội quy lao động được xây dựng một cách phù hợp và thiết thực thì nó sẽ đóng một vai trò vô cùng quan trọng và là căn cứ để quản lý lao động.

Khái quát chung về nội quy lao động

  • Pháp luật hiện hành không quy định cụ thể về khái niệm nội quy lao động, có thể hiểu nội quy lao động là những quy định về kỉ luật lao động mà người lao động phải thực hiện khi lao động tại một tổ chức, quy định việc xử lý hành vi vi phạm kỉ luật lao động của người lao động, quy định trách nhiệm vật chất đối vơi người lao động vi phạm kỉ luật lao động gây thiệt hại đến tài sản của công ty,…
  • Nội quy lao động được lập đơn phương từ phía người sử dụng lao động tùy thuộc vào tính chất của từng công ty. Để tránh trường hợp vì mục đích lợi nhuận của mình mà người sử dụng lao động lạm quyền, đặt ra các quy định quá khắt khe đối với người lao động, xâm phạm quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động, pháp luật đã quy định người sử dụng lao động khi ban hành nội quy lao động phải tuân theo các quy định về nội dung nội quy lao động. Theo quy định tại khoản 2 điều 119 BLLĐ 2012, nội quy lao động không được trái với pháp luật lao động và quy định khác của pháp luật có liên quan.
  • Bên cạnh việc quy định những nội dung chủ yếu như thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, trật tự tại nơi làm việc, an toàn lao động,… thì nội dung về các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất là nội dung quan trọng không thể thiếu trong nội quy lao động. Vì đây chính là căn cứ duy nhất để người sử dụng lao động tiến hành xử lý kỷ luật lao động khi xảy ra vi phạm. Theo hướng dẫn tại Khoản 5 Điều 27 Nghị định 05/2015/NĐ-CP thì các hành vi vi phạm, hình thức xử lý kỷ luật được quy định cụ thể chi tiết cùng với từng mức độ vi phạm tương ứng. Tuy nhiên, việc quy định chi tiết này là không bắt buộc đối với người sử dụng lao động.

Các điều kiện để nội quy lao động có hiệu lực

  • Thứ nhất, thẩm quyền ban hành nội quy lao động. BLLĐ 2012 đã thay thế cụm từ “doanh nghiệp” trong BLLĐ cũ bằng “người sử dụng lao động”. Đây là điểm mới quan trọng trong quy định về phạm vi ban hành nội quy lao động. Theo quy định đó, doanh nghiệp không là chủ thể duy nhất mà tất cả các đơn vị khác không phải doanh nghiệp như: Cơ quan, tổ chức nước ngoài, các cơ sở y tế, giáo dục, thể thao ngoài công lập… khi sử dụng từ 10 người lao động trở lên đều phải ban hành nội quy lao động bằng văn bản. Việc ban hành nội quy lao động làm công cụ quản lý lao động trong đơn vị sử dụng lao động vừa là quyền, vừa là nghĩa vụ bắt buộc của người sử dụng lao động . Việc ban hành nội quy lao động có ý nghĩa quan trọng, giúp người sử dụng lao động thiết lập và duy trì kỷ luật lao động trong đơn vị, từ đó thực hiện quyền quản lý lao động một cách hiệu quả.
  • Thứ hai, nội dung của nội quy lao động. Khoản 2 điều 119 BLLĐ 2012 quy định “Nội dung nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và quy định khác của pháp luật có liên quan”. Theo đó, nội dung của nội quy lao động phải thỏa mãn các vấn đề như thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi; trật tự tại nơi làm việc; an toàn lao động, vệ sinh lao động ở nơi làm việc; việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động; và Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất.
    • Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi:  được quy định chi tiết từ điều 104 đến điều 117 BLLĐ 2012  và khoản 1 điều 27 của nghị định 05/2015/NĐ-CP. Việc quy định thời gian làm việc, thời giờ nghỉ ngơi trong nội quy lao động không chỉ có ý nghĩa bảo vệ quyền lợi, sức khỏe của người lao động mà còn có ý nghĩa thiết thực trong việc xây dựng một môi trường lao động có trật tự, kỷ cương, nề nếp và văn minh. Ngoài ra, để đảm bảo cho việc tái tạo sức lao động cho người lao động, người sử dụng lao động phải bố trí để người lao động được nghỉ bù. Mặc dù vậy, người sử dụng lao động có thể bố trí việc nghỉ bù sau mỗi đợt người lao động “làm thêm giờ nhiều ngày liên tục trong tháng” chứ không nhất thiết là phải bố trí nghỉ bù ngay sau mỗi lần người lao động phải làm thêm giờ.
    • Ngoài nội dung cơ bản về thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi thì các nội dung còn lại cũng như những yêu cầu chung về nội dung nội quy lao động, về cơ bản không thay đổi. Quy định như vậy sẽ giúp đơn vị sử dụng lao động có cơ sở ban hành nội quy lao động theo các nội dung thống nhất, đồng thời phù hợp với điều kiện cụ thể của đơn vị. những nội dung chủ yếu mà BLLĐ quy định, người sử dụng lao động có thể quy định thêm trong nội quy lao động những nội dung khác như chế độ hen thưởng do chấp hành đúng nội quy, những trường hợp miễn trừ kỉ luật, miễn giảm trách nhiệm vật chất… Hoặc có thể tách một nội dung nào đó thành bản quy tắc riêng áp dụng cho một hoặc một số bộ phận trong đơn vị. Hoặc người sử dụng lao động có thể xây dựng những bản nội quy lao động riêng áp dụng cho một hoặc một số bộ phận trong đơn vị. Tuy nhiên, dù nội quy lao động chỉ bao gồm các điều khoản chủ yếu hay bổ sung thêm các điều khoản khác, thì người sử dụng lao động phải bảo đảm rằng các nội dung của nội quy lao động không được trái với quy định của pháp luật về lao động, thỏa ước lao động tập thể (nếu có) và quy định khác của pháp luật có liên quan.

Hotline Tư Vấn 24/7: 1900.966.993

  • Thứ ba, hình thức của nội quy lao động. Theo quy định tại khoản 1 điều 119 BLLĐ 2012 thì “Người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải có nội quy lao động bằng văn bản”. Song tuy pháp luật không cấm hình thức ban hành nội quy lao động bằng lời nói, nghĩa là nếu sử dụng dưới 10 lao động thì nội quy lao động có thể bằng lời nói, mà việc sử dụng nội quy bằng lời nói chất chứa nhiều rủi ro như khi xảy ra tranh chấp, khi mà căn cứ chứng minh sự tồn tại của nội quy bằng lời nói sẽ gây khó khăn đáng kể, cụ thể, việc xử lý kỷ luật lao động chỉ có thể được thực hiện đối với hành vi vi phạm được quy định trong nội quy lao động, cho nên nội quy lao động bằng lời nói sẽ gây khó khăn trong việc xử lý kỷ luật nói riêng và giải quyết các tranh chấp nói chung giữa người sử dụng lao động và người lao động trên thực tế,… do vậy, người sử dụng lao động cũng vẫn nên sử dụng nội quy lao động bằng văn bản để tránh xảy ra những phát sinh không đáng có.
  • Thứ tư, đăng kí nội quy lao động. Khoản 1 Điều 120 BLLĐ 2012 quy định “Người sử dụng lao động phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh”.
    • Theo đó, nội quy lao động của doanh nghiệp phải được đăng ký tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội thì mới có hiệu lực. Đây là một điều kiện để nội quy lao động có hiệu lực pháp luật. Nội quy lao động gắn liền với quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động. Chính vì vậy mà nội quy lao động cần thiết phải được đăng ký tại cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh để tiến hành việc kiểm tra, rà soát và tham chiếu tính hợp pháp để hạn chế tối đa sự lạm quyền của người sử dụng lao động. Tuy nhiên,  nhu cầu đăng ký nội quy ngày càng tăng, chính vì thế thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ nên được chuyển xuống cơ quan quản lý về lao động cấp dưới trực tiếp (Phòng Lao động Thương binh và Xã hội) để giảm áp lực cho cơ quan cấp tỉnh đồng thời kéo dài thời hạn xem xét lên 10 ngày làm việc để việc kiểm tra tính hợp pháp của nội quy lao động được kỹ lưỡng và chính xác hơn, hạn chế những sai sót. Điều này cũng đã được áp dụng trong trường hợp các doanh nghiệp trong khu công nghiệp thực hiện việc đăng ký nội quy lao động. Theo đó, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh sẽ ủy quyền cho Ban Quản lý khu công nghiệp thực hiện việc đăng ký nôị quy lao động.
    • Như vậy, ta căn cứ theo quy định tại điều 122 của BLLĐ 2012 và điều 28 của Nghị định 05/2015/NĐ-CP thì “Nội quy lao động có hiệu lực sau thời hạn 15 ngày, kể từ ngày cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động” Và trường hợp phát hiện ra nội quy lao động có nội dung trái pháp luật thì Sở Lao động Thương binh Xã hội phải thông báo, hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại trong thời hạn 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động. Do đó, nếu Sở Lao động Thương binh Xã hội không có thông báo hay hướng dẫn gì về sai sót trong nội quy thì sau 15 ngày, nội quy lao động có hiệu lực bất kể nội quy đó có hay không có điều khoản trái luật.

Để cập nhật thêm những thông tin nổi bật và hữu ích, vui lòng truy cập website của chúng tôi tại Luatdongduong.com.vn hoặc Hotline Tư vấn: 1900.966.993

Chuyên viên,

Đỗ Trọng Đạt